Infrastructures culturelles

Résumé des étapes de l'instruction d'un dossier de demande de subventions par les collectivités locales pour les projets d’infrastructures culturelles :

L’octroi de subventions pour les projets d'infrastructures culturelles est dévolu à l’autorité ministérielle ayant la Culture dans ses attributions.

La gestion budgétaire et l’examen des dossiers (aspects administratifs et techniques) sont du ressort de la Direction générale des Infrastructures, qui consulte l’Administration générale de la Culture (aspects fonctionnels).

Le vocable « infrastructures culturelles » désigne des bibliothèques (ou bibliobus), des musées, des salles de spectacles et des maisons de jeunes.

Conformément aux schémas repris en annexes, l’instruction d’un dossier de demande de subvention passe par les 4 stades suivants : demande de principe, avant-projet, projet et accord ferme. Chaque stade fait l’objet d’une obligation de respect de délais, tant dans le chef de la collectivité locale que du pouvoir subsidiant.

S’il s’agit d’une « petite infrastructure » ou d'une acquisition, l’instruction du dossier est réduite aux stades « demande de principe » et « accord ferme ».
Chaque stade de l’instruction du dossier fait l’objet d’une décision ministérielle, sauf lorsque la subvention dépasse 750.000 €, ou lorsque l'avis de l'Inspection des Finances est négatif : il revient alors au Gouvernement de statuer sur la promesse de principe et sur l'accord ferme.

Lorsque la collectivité locale introduit son dossier de demande de principe, la Direction des infrastructures culturelles vérifie si celui-ci est complet, et demande au besoin les pièces manquantes.

La demande de principe ne constitue nullement un stade opérationnel. Il est donc essentiel de ne pas brûler d'étapes, et de ne prendre aucun engagement vis-à-vis de tiers. En particulier, la procédure relative au choix d’un auteur de projet via un marché public de services doit être décrite (type de procédure, composition des dossiers de demandes de candidatures et/ou des offres, choix des critères de sélection et/ou d’attribution, choix de la mise en place d’un comité d’experts qui évaluera les demandes de candidature et les offres,  évaluation du montant des indemnités à prévoir pour les candidats non retenus, etc.) mais ne peut être mise en œuvre avant de disposer d'une promesse de principe dûment signée par l'autorité ministérielle.

Une copie du dossier complet est ensuite transmise à l’Inspection générale de la Culture et au responsable du Service concerné (Service de la lecture publique, Service du patrimoine culturel, Service des Centres culturels, Service du Théâtre, Service de la Jeunesse ou Service général de l’Audiovisuel et des Multimédias)

Des représentants de l’Inspection de la Culture, du Service fonctionnel et de la Direction des infrastructures culturelles se réunissent un mois plus tard au sein de la Commission des infrastructures culturelles, et présentent un rapport, suite de quoi la Commission statue sur un avis à soumettre à l’autorité ministérielle.

Le dossier est ensuite transmis à l’Inspection des Finances, habilitée à émettre à chaque stade de l’instruction du dossier, un avis sur l’opportunité et la régularité de la demande, eu égard à la situation financière de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Après avoir été visé par l’Inspection des Finances, le dossier est soumis à la décision de l’autorité ministérielle qui signera le cas échéant le projet de dépêche marquant son accord sur le stade considéré de l’instruction du dossier.

Etant donné que le montant de l'ensemble des demandes de subvention dépasse largement le budget disponible, une liste de dossiers prioritaires est établie, sur base du contexte dans lequel ceux-ci évoluent (par exemples, dossiers repris dans la programmation des investissement des Fonds européens ou dossiers cofinancés par d’autres départements tels que le Tourisme ou le Patrimoine).

Par ailleurs, au vu de la situation budgétaire actuelle, certains dossiers font l'objet de propositions de financements alternatifs (subventionnement par annuités couvrant la charge de remboursement de l'emprunt contracté par la collectivité locale concernée à raison du taux de subvention octroyé).

Il est utile de préciser que l’estimation demandée au stade de la demande de principe n’est qu’une 1ère approche budgétaire destinée à permettre de situer l’ampleur de l’investissement envisagé. Le calcul du montant maximum subsidiable a lieu au stade de l'avant-projet, et ce n'est qu'au stade de l’accord ferme que la subvention fait l’objet d’un engagement financier définitif.

La dépêche actant cette décision doit être visée par le contrôleur des engagements avant que le maître de l’ouvrage ne soit autorisé à notifier le marché de travaux à l’adjudicataire retenu, la Cour des Comptes se chargeant du contrôle des engagements budgétaires et de leur liquidation.

Lorsque l’exécution du chantier a pris cours, les états d’avancement successifs, et les factures approuvées par le maître de l’ouvrage sont adressés à la Direction des infrastructures culturelles.

La subvention est alors liquidée sur base de ces justificatifs jusqu’à concurrence de 90%  de la subvention engagée.

Le solde est versé après réception du dossier comprenant l’état d’avancement final et la facture y afférant, l’extrait de la délibération du maître de l’ouvrage approuvant le décompte final des travaux, le procès-verbal de réception provisoire, ainsi que le détail précis des délais d’exécution de l’entreprise.

Le cas échéant, afin de couvrir les dépenses relatives aux révisions des prix, ou à des dépassements de quantités présumées, une subvention complémentaire peut être engagée.

Pour les dossiers d’acquisition immobilière, la subvention est liquidée sur présentation de 2 copies de l’acte authentique d’achat. 

Téléchargez les étapes d'instructions du dossier.(doc)